早上九点，咖啡还没喝上一口，邮箱就炸了。销售部的老李发来一份项目报价，标题写着‘那个东西的价格’，正文就一句话：‘你看一下附件。’附件还叫‘新建 Microsoft Word 文档.docx’。你点开一看，三页内容全是段落堆叠，连个换行都没有。这种场景是不是太熟悉了？
标题不是可有可无的装饰品
很多人写邮件图省事，标题留空，或者写个‘你好’‘请查收’。这在内部沟通里尤其常见。但你想过没有，收件人可能一天要处理几十封邮件，标题就是他们筛选信息的第一道闸口。一个清晰的标题，比如‘2024年Q3市场预算审批-张伟-紧急’，比‘文件发你了’有用十倍。
正文结构要像地铁线路图
地铁图为什么好用？因为它告诉你从哪上车、在哪换乘、终点是哪。邮件也一样。开头说明目的，中间分点陈述，结尾明确下一步动作。比如：
Hi 小王，
关于下周客户演示，有三件事需要确认：
1. 演示时间定为周三上午10点，会议室A已预订。
2. 产品Demo由技术部老陈负责，他明天会同步测试环境。
3. 请你今天下班前提供最新的客户背景资料。
有问题随时找我。这样的邮件，扫一眼就知道重点，不需要反复追问。
附件命名是基本礼仪
别再把文件命名为‘最终版.doc’‘真的最终版.doc’‘老板改完的最终版.doc’。如果你是收件人，哪个才是真正的终稿？正确的做法是加上日期和版本号，比如‘市场方案_v2_20240415.pdf’。这样不仅自己好找，别人备份归档时也不会抓狂。
抄送不是情绪发泄工具
有些人一着急就在抄送栏塞满领导名字，好像人越多事情就越重要。其实恰恰相反。过度抄送会让关键信息被淹没，还会让收件人觉得你在施压。该谁处理就发给谁，需要知悉的再抄送。真有急事，打电话比群发邮件有效得多。
签名档不是炫技区
见过最夸张的签名档：彩虹字体、旋转动画、背景音乐链接，甚至嵌了个实时天气插件。拜托，这是办公邮件，不是个人主页。一个干净的签名就够了，比如：
张伟 | 市场主管
数码工场科技有限公司
电话：138-XXXX-XXXX
邮箱：zhangwei@shumagc.com再多的信息，放公司官网就行。
发送前按一下‘检查清单’
花30秒做这几件事：检查收件人是否正确、附件有没有漏传、链接能不能打开、有没有错别字。特别是群发邮件，千万别出现‘亲爱的[姓名]’这种模板没替换的尴尬场面。一个小疏忽，可能就得再发一封‘前信作废’的补救邮件，反而增加信息噪音。