公司里搞运维，最怕什么？不是服务器宕机，而是半夜被叫起来批个权限申请。小张上周就碰上这事，凌晨两点手机狂响，就因为一个数据库访问申请卡在审批环节，没人点同意。
其实这种重复性高、规则明确的审批，完全可以用自动化解决。而很多人没想到的是，起点可能只是一个简单的表格。
从Excel开始的自动化启蒙
别小看Excel或者在线表格工具。很多团队的审批流程，最早就是从一张共享表格起步的。比如运维部建了个「权限申请表」，列了几栏：申请人、申请时间、访问目标、有效期、审批人、状态。
一开始大家手动填，审批人收到邮件后去表格里更新状态。虽然原始，但已经比纯聊天工具转发信息强多了。后来有人加了个自动提醒规则：状态停留“待审批”超过2小时，自动给审批人发邮件提醒。
把规则嵌进表格公式里
再进一步，可以利用表格的条件判断功能。比如设置一个字段叫「是否需二级审批」：
=IF(AND(C2="生产数据库", E2>7), "是", "否")意思是：如果申请的是生产数据库，且有效期超过7天，就必须走二级审批。这个结果可以直接作为下游自动化系统的输入信号。
对接API，让表格动起来
真正的自动化，是让表格和系统打通。比如在飞书或多维表格中，每新增一行数据，就触发一个 webhook，把申请信息推送到内部运维平台。
平台接到请求后，根据预设策略自动处理。普通申请直接放行，高危操作则暂停并通知负责人。审批完成后，结果再回写到表格中，形成闭环。
{
"action": "create_approval",
"data": {
"applicant": "zhangsan@company.com",
"target": "mysql-prod-01",
"duration_hours": 24,
"auto_approve": false
}
}审批记录本身就是资产
每次审批留下的数据，都是后续优化的依据。导出表格里的历史记录，能清楚看到：谁申请最多？哪些资源常被访问？高峰期集中在什么时候？
这些信息反过来可以调整自动审批的阈值。比如发现某个开发组每周都申请临时权限，干脆给他们配置按需启用的自助通道，减少审批负担。
从小处着手，别等完美方案
很多团队总想着一步到位上 workflow 引擎，结果拖半年没落地。反倒是那些先用表格跑起来的，三个月就实现了80%场景的自动化。
关键是先把流程显性化——写在表格里，大家才能看见问题在哪，也才有可能一步步改。